1、协同管理应帮助谁解决那些管理上的问题?


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如果您经营一个企业,只有几个员工,都在同一办公地点,利用您的聪明才智,即使没

有协同管理软件您也能很好的管理好您的队

伍、您的企业。当您的企业人员增多,机构增多,扩大发展时,当您在国内乃至国外有各式办事机构时,员工和业务开始远离您的身边。您作为企业的老板或高层管理人员,可能希望找到一种方法或途径,帮助您解决或回答下列问题:

各个分支机构的经营状况如何?整个企业集团运作健康、良好吗?

对于分散在各个分支机构中的某些关键性事务/业务,其工作进展如何?是否存在问题需要您及时作出指导?

当前的管理队伍如何?能否适应市场变化?

管理上,是否在激励团体?整个团队的凝聚力、能力如何?

中层管理队伍建设如何?在管理上,后继有人吗?

实质上,协同管理软件应首先服务于企业的高层管理人员,帮助高层管理人员解决现实中的管理问题。亦就是说,协同管理的服务对象首先是高层管理人员。沿用传统的、ERP式的软件制作方法,将各种通讯工具、沟通工具、软件工作流技术等堆积起来的协同系统可能难以满足企业高层管理人员在管理上的需求。



2、谁是终端用户?如何使用?



computer-593314_1920.jpg就企业内部而言,协同的用户可分为:


高层管理人员。制定、下达、跟踪、监督、协助/指导各项业务的进展,特别是对关键性业务/事务处理过程进行跟踪和监督。全面了解企业中层管理队伍的管理现状。


中层管理人员。具体制定或负责各项工作的进展。做到具体工作落实到每个管理人员身上。各项工作有人负责监督和落实。


具体工作人员。作为团体中的一个成员,在指定的时间、地点,利用指定的责、权和有限的企业资源,通过协同系统平台,与任务下达者、负责者和同事一起,协同作战,完成指定的任务。

在强调协同系统应首先服务于高层管理人员的同时,一个好的协同系统应为各级管理人员和具体工作人员提供丰富的协同工具。如工作进展汇报工具,电子邮件、手机短信等通讯工具,有效协作协商平台工具等。

在选择协同管理软件时,我们会考虑:

我们不能期望每个管理人员,特别是高层管理人员都会或有时间对着电脑去打字。

我们不能期望每个管理人员都能熟练地使用电脑。

高层管理人员是一定要参与管理,并对管理作出监督和指导的。

我们不能期望企业总是有具备一定程序员素质的人来维护系统的某些关键配置,如复杂的工作流程工具的使用。

参与协同系统的用户,在电脑使用水平上,可能差异很大。

因此,简单、易用、尽可能的零培训,又不失功能之强大、功能之完美的协同系统才是真正满足企业需求的协同管理系统。这样的系统能帮助企业更好地做好管理工作,帮助企业将高层管理人员从日常事务中解放出来,有更多的时间考虑企业的战略问题,而不是给企业增添一个软件系统维护的包袱。


3、围绕什么进行协同?


laptop-3244483_1920.jpg协同为群策群力,协作工作。

这里并没有回答:围绕什么进行协作?对于企业来讲,管理人员每天都要处理大量的日常事务(任务),销售业务,采购业务,客户服务业务等。对于供销存等企业的核心业务,每一个业务都暗含着“商业逻辑、商业运作规则”。在没有完善的,真正反应业务逻辑和商业规则的业务功能模块的条件下,是难以做到协同的。因为:协同系统尚未将被协同的主题作出妥善处理。因此,欲将供销存、客户关系、供应关系、人力资源等企业核心业务纳入到协同系统中,必须首先部署适合企业运作特点的相应的管理软件系统。简化了的、采用表单自定义形成的业务功能模块是难以反应企业管理特点的,也难以真正的帮助企业进行协同管理的。

当谈到 OA 时,我们通常会想到:公文上传下达、公文审批、来访登记、资产借还等功能模块。的确,这些模块是必要的,能帮助普通工作人员更好的做好他们的日常工作。

当我们想到 OA 时,脑海中第一个念头是:OA 系统应首先帮助谁解决管理上的问题?是普通工作人员还是企业的老板、企业的高层管理人员?答案是:OA/协同帮助普通工作人员更好的做好工作,最重要的要服务于企业的老板和高层管理人员。

除供销存等核心业务外,老板关心企业内部发生的各种日常事务、事务的处理状况。即,一个一般意义上的OA 任务管理系统是企业老板和高层管理人员所需要的系统。OA的协同要围绕OA任务进行协同,要为高层管理人员提供业务跟踪、监督、督办、指导、协作、评估等手段。


4、如何协同?

GroupCollaboration/Groupware 类的协同软件的工作方式大多为:pexels-photo-1080852.jpeg

临时地定义一个工作小组

邀请相关人员进入工作组

通过 VoIP, Web 留言板,即时短线,手机短信等工具进行协同。

以工作流为核心的:

流程及流程维护

表单制作及维护

启动工作流,按流程一步一步地作业。

围绕OA任务/业务进行协同:

通过语言描述,附件等形式,详细规定任务的内容、任务的计划安排,指定任务的负责人,小组成员。

任务负责人:将任务具体分解并安排给每个小组成员(鼓励中层管理人员进行独立工作)。

在任务的执行过程中,通过各种工具,如:电子邮件、手机短信、WEB、协作区域等,就任务进行协同作业, 按任务下达形成的工作汇报关系和公司内部的上下级关系:下级人员及时向上级主管进行工作汇报;上级管理人员就任务对工作人员的工作进行跟踪、监督、督办、协助、指导。鼓励参与、增强团体能力、避免官僚主义、实现扁平管理。

管理人员:对任务制定人的任务制定工作、任务的负责人的工作及小组成员的工作进行全面评估。当任务无法按时完成时,对任务制定的恰当性、负责人的工作能力、小组成员的能力等作出合理评估,为未来管理提供科学依据。评估结果可作为绩效考核的依据,评估的目的是:提高团体能、加强中层管理队伍建设,而不是惩罚。

协同OA 的核心是围绕任务进行协同。任务必须明确定义,其执行能够被跟踪、监督,能作为改善管理的重要参考资料。在协同作业时,必须按照企业的真实的上下级关系,并在任务协同中明确这种人与人之间的责权关系。


5、客户利益在那里?


chart-2785979_1920.jpg实施的好,协同 OA 能帮助企业改善管理。能帮助企业节约成本。以一个有 10个 分支机构,每个分支机构有 10 工作人员的集团为例:

考虑实施协同OA 后,每个工作人员每天少打一个长途电话,每个长途电话 0.5 元,每年按 300 个 工作日算,每年节约电话成本:10 (分支机构) * 10 (人) *1 (个长途电话) * 0.5(元)* 300 (工作日) = 15,000 元;

考虑实施协同 OA 后,每个分支机构每月少出一次差,每次出差 3 天,食宿费每天 400 元:10(个 分支机构) *3*400 * 12  (个月)=144,000 元;

除上述成本节省外,围绕任务的协同系统能有效的起到:

全面了解企业的业务现状

对关键业务进行及时有效的跟踪、监督、协作、指导,做到对分散的、远离自己的业务的管理如同发生在眼前一样进行管理,强化中层管理队伍的建设,提高集团的整体业务能力等......


思软OA的三大管理目标



·消除信息孤岛


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传统的办公系统的分散开发和引入,使信息被封存在不同的应用平台和数据库中,定义和采集相互独立,从而形成了许多信息孤岛大量有用的信息分散在各个“死角”,不能被有效地利用和共享。而建立一个高效的办公自动化环境的首要条件就是保证信息的畅通无阻和高效利用。  



·征服应用孤岛


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传统OA 系统难以与企业其它业务系统紧密集成,使得组织内部各业务系统相互独立、数据不一致,需要花大量的人力、物力在不同的应用系统之间切换进行信息分析。因此要求现在的OA 系统不仅仅是简单的文档处理和公文流转,而是组织全面信息体系的前台构件,它一方面可以完成与后台构件如ERP 的数据和应用整合,另一方面可以外延扩展其功能应用,搭建适合组织自身应用的电子商务环境并可根据实际需求扩展应用。  


·解决资源孤岛


economy-3213967_1920.jpg组织内各部门之间的协同,以及组织内部与外部资源之间的协同,在这个新信息时代越发凸现其重要性。它要求办公应用软件必须建立一个动态的、可控的、统一的全面集成和协作化的平台上,从而能协同完成各种复杂的业务处理,共同面对市场环境的变化。而传统的OA 系统由于其体系架构相对陈旧无法很好地建立起这样一个协同运作的环境。



思软oa软件应用价值体现


1.1   统一的办公平台


  专业版将办公管理、动态信息、行政管理、公共信息、邮件系统、移动办公等系统集成,并建立起与业务系统信息传递的通道,作为企业统一的办公系统及信息共享平台,使之成为服务于企业所有员工日常工作的重要平台,极大地提高了办公效率,促进企业科学化的管理。

变革了传统的集中式办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,大大方便了各地员工的办公信息交流与合作。


1.2   信息的快速传递


  通过专业版发布的各种通知、文件、新闻、知识、企业文化等信息,均能够实时地传达给各地的办公人员,不论你身处何地,只需能够登录协同平台、有权限查看即可,实现了信息的快速传递。


1.3   管理流程的规范化


  使用专业版进行办公,可以梳理组织流程并将其进行固化,使各人员根据固化的流程进行工作,从而避免了人为原因造成的错误,也可明显体现一个组织的办公制度及办公文化。


1.4   知识的积累沉淀


  企业将自己的企业文化、工作制度、流程、技能、经验教训、工作成果、解决方案、潮流知识等分门别类的信息通过专业版发布并共享给所有平台用户的过程,也是在不知不觉中将这些信息积累沉淀的过程,不仅使这些信息成为了企业珍贵的无形资产,又实现信息的结构化管理,让员工可以及时获得所需的知识。


1.5   决策的高效性


  普通日常办公中,企业领导常被各种文件的审批、材料的上报等事务干扰,加上各业务系统分散,数据不能很好的集中,领导们迫切需要一个能够提供协同工作的办公平台,可以将审批流程电子化、业务数据集中化来方便快速的获取企业各种信息以进行决策。专业版提供了这样一个高效的平台,使企业领导进行决策的时间大大缩短,有效提高了决策效率。


1.6   低廉的管理成本


  专业版提供了一个虚拟的办公平台,各机构、员工间跨地域的协同工作,可节省企业的差旅开销,降低了企业办公的空间成本。

传统的公文流转、文件下发、制度存档、知识保留耗费了不少纸质资源和其他办公资源,将其转变为网络化电子化进行流转和保存,大大节省了实物资源成本的开销。办公效率的提高,降低了企业成本。



广州思软已覆盖城市


目前广州思软已经设立 北京、成都、广州、深圳、武汉、 重庆、杭州、郑州、佛山、厦门、长沙、上海、石家庄等 十余个分公司


更多城市正在筹建中,敬请期待......


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