把控全局


如何监督过程,控制结果?

  一家大公司副总,一天要通过电话、会议、邮件、口头等方式安排多起事项,同时又要通过以上方式经手很多的审批事件。我们与他进行了一个小时的测试,问他你今天安排的事件中有多少过程做了追踪和知道哪些结果?结果出现了一个让他也很意外的事情,他能回忆起其中的60%。


问题分析:

①所有事件过程缺乏记录。

②过程缺乏持续跟踪和监督。

③工作事项有可能因多级传递进一步扭曲和衰减。


解决方案:

①通过思软OA协同办公管理软件可以将所有事件将被如实的记录,供查询和跟踪。②通过思软OA协同办公管理软件可以及时提供任务执行状态、结果、过程变动。

③利用可视化信息全程对称的特点减少信息经过多环节造成的衰减。



规范行为


如何让制度落地,保障规范执行?

  一个公司行政经理,年轻有为,文笔非常不错。加盟公司后,经常按照总经理的提示,为公司制定了大量的规章制度。有次我们问他一个问题,你们公司有没有人能记得全部或大多数的规章制度?他告诉我们没有,我们又问老板记得住吗?他说老板这么忙哪记得住?我们又问,你是制定者,你能记得住吗?他说刚制定的我能记住。


问题分析:

①大多数人仅仅在自谋入职培训时见过所谓的“制度”。

②制度是对组织行为进行约束的“法律”。遗憾的是制度常常锁在抽屉或者保险柜里。

③厚厚的制度,常常让人望而生畏,几乎没有人能记住与自己相关的所有制度的细节。

④制度的执行常常涉及多个环节,传统的人找人“照章办事”的效率很低,常常因中间环节的延误使得重要工作变成不得不立即处理的“紧急重要”的事务,最终导致了“打破常规”的违章处理情况大大增加,使组织处于失控状态。


解决方案:

①通过思软OA协同办公管理软件将制度、规范变成“制度、规范模板固定流程”,无需员工记住。②对于“表单”+“流程”形式固化的协同模板式管理,在员工执行时将按制度自行流转,实现“行为约束”的管理。③将模板授权给对应的执行者,把过程行为转化成“协同记录”,并可根据管理要求自动归档备查。


快速响应


如何进行有效沟通,快速响应?

  一个大型多种经营的集团副总,在一次私下聊天中,说最近公司高层开会有一种事,让所有的管理者都脸上无光。下属二级单位是房地产开发公司,实际亏损300万,而且亏损是在一年前发生的。大家在讨论中发现整个高层是最后才知道的,而且高层中竟然对情况了解出现了多个版本,没有一个是一致的。


问题分析:

①大量由下至上或来自外部的重要信息,因组织内部传递方式误减率高导致变形。②传统口头、会议、电话等方式处理速度慢。

③因信息对个人影响,而会在层层上报中人为因素变形。


解决方案:

①通过思软OA协同办公管理软件把对外部信息的响应转化为内部协同,以协同方式保证外部信息以外至内减少衰减。

②由下而上的信息呈报,通过思软OA协同办公管理软件,快速实现无衰减层层上报。

③把内部流程处理结果转化为向下的反馈和对外部及时响应。


文化落地


如何加强沟通的氛围建设?

  某化工厂有一个工作踏实努力的员工,在与朋友一起谈到公司,说他们公司这样不好那样不好,很多事情没人管理,浪费严重。朋友问他为什么不给一些建议,他说:“我上班这么忙,没时间去提这些建议,如果提给直接上级,提错了一通批评,提对了说不定就是别人的功劳,有时候想直接跑到老总办公室,又不敢去。”


问题分析:

①单纯依赖层级化沟通手段会导致因沟通层次多,信息严重衰减,时效性差。

②长期的沟通缺乏会导致各层级相互误解,难以形成正向管理文化。


解决方案:

①通过思软OA协同办公管理软件以协同、在线消息等功能打破沟通的时空限制,扩展沟通手段,加强及时性。

②利用思软OA协同办公管理软件开设管理主题论坛,增强组织成员参与的兴趣,加强沟通,辅助文化建设。

③利用思软OA协同办公管理软件调查功能采集大面积反馈。


知识共享


如何进行知识沉淀,集中共享?

  某食品行业的销售经理,他在每次过春节时,就会非常苦恼,由于公司制度的任务很高,对销售人员的压力很大,每年都有超过30%以上人员无法完成任务。在年奖金分配上不满而离开公司。虽然公司管理很严,但是总是有很多的客户资料和重要的销售信息是存放在个人电脑和个人保管的文件柜中,当人员离开时,总是会失去大量有价值的资料。


问题分析:

①分散管理容易造成重要信息的丢失。

②组织中的知识缺乏有效的统一管理。

③不易共享学习。


解决方案:

 通过思软OA协同办公管理软件强大的文档管理功能,为各个部门建立文件夹,存放部门知识。

②建立信息的分类管理方法,统一集中管理在服务器上,每日备份。

③收集、整理信息、分类成型,根据工作内容要求授权不同对象学习分享。


移动办公


如何有效减少运营成本?

  一个大型木地板制造的公司,在全国设有2000家零售的4S店和50多家办事处机构,为了实现内部的远程沟通,专设传真机四台,两个专人负责传递公司总部的通知,公告,指令等,同时回收各分部的汇报信息。


问题分析:

①在组织中,沟通方式主要是电话、会面、会议和传真。在现实中是需要很高成本的,另一方面对于需要沟通的对象彼此在同一时间或空间中要求很高,如果结果不理想,导致的浪费更大,如会议等。

②异地分支机构将沟通的难度进一步放大,造成高昂办公成本支出。


解决方案:

①通过思软OA协同办公管理软件多样化的沟通方式,提高沟通频率的同时在幅度降低有线和无线终端的通讯量,调查显示:抑制系数>15%,明显减少传真,长途电话等开支。

②协同工作,文档管理和共享机制,降低因打印产生的办公用品消耗和折旧,调查显示:抑制系数>30%,明显减少了打印纸、打印机的用量。

③应用协同达成人均事务处理能力的提升,在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇拥数量,从而达成对人力资源成本抑制。调查显示:年度人力资源成本抑制系数为>15%,明显减少人力相关的开支。

④提升组织的敏捷和灵活性,协调会和动员会等各种会议次数明显减少和会议时间明显缩短,调查显示:年度办公费用中的会务费、差旅费和车辆运行费等成本抑制系数为>30%,明显减少无效工作量和费用开支。


时间管理


如何加强时间和计划管理,提升团队效率?

  不久前一个公交公司的老总,他组织人员参加了一个时间管理的培训,全公司都明白了优先做“不紧急而重要的事”,立即处理“紧急重要的事”,快速解决“紧急不重要的事”,放弃“不紧急不重要的事”。回来以后,开始抓计划,甚至是日计划,刚一实施就发现,首先所有经理都反映,如果计划要主送给每个老总和抄送给其他业务相关的部门经理,一份计划就要打印十份以上,每个人又要收到十份以上的计划,几周下来,每个人手中都有厚厚的计划表,都不知道如何管理。


问题分析:

①缺乏个人时间管理工具辅助建立新的工作习惯。

②缺乏计划管理工具协助完成跨部门信息对称和反馈。


解决方案:

①利用思软OA协同办公管理软件的日程事件功能,完善支持第二象限工作法,轻易安排不同重要、紧急程度的要事,随时在线分享,了解自己和他人的时间安排。

②利用计划管理功能对计划进行浏览,提出计划修改建议和计划调整、总结,即使组织分散在各地也可以建立高效的计划沟通和协调机制。

③用思软OA协同办公管理软件建立中央计划文件夹,长期保存各阶段计划,便于考评、分析、调整。


外网内联


如何改变传统办公模式,提高服务效率,推进政府机关的行政效能建设?

  某市化工厂环保负责人经常要到该市环保局办理《×××建设项目环保标准审批》,他对项目的审批过程复杂、时间周期长、办理不便、无法及时获取审批结果等时常感到很无奈。


问题分析:

①协作与主管部门多,审批流程复杂。

②多环节审批使得申办人无法得知确切的办理结果。

③导致办公效率低下,无法获得公众的高满意度。


解决方案:

①通过思软OA协同办公管理软件协同梳理、优化、改造机关业务流程300多项,简化了办事程序,采用电子化管理,提高了行政办事效率。

②将政务服务大厅和思软OA协同办公管理软件协同打通,受理件直接进入内部办公系统,进行审批处理,处理结果送政务服务中心接办件系统,同时在网上公示。

③从网上接件,内部审批处理,到处理结果网上公示,处理结果送政务服务中心统一记录,整个工作流程得到统一的输入和输出,多系统间的数据交换对用户透明,做到一处输入,多处显示,避免了数据的重复录入和数据的不可靠性。


整合孤岛


如何整合业务系统,集中信息共享?

  某某航空公司,资产部的部长感叹,由于公司有订票系统、HR系统、资产管理系统等十几个系统,每天都会反复去分别登录,现在对于每个干部来说,不是没时间学习使用,就是不清楚自己应该登录哪些系统,由于工作繁忙,忘登录某系统而误事是经常的事。


问题分析:

①IT系统数量多,给日理万机的领导者造成无法承受的学习成本。

②系统大多为局部的专业人员设计,功能繁多,对领导者有效的信息贡献非常低。


解决方案:

①以简单易用的思软OA协同办公管理软件作为领导以及全部组织成员的日常沟通协同平台,并为领导在思软OA协同办公管理软件中建立单点登录可以一键式访问其他IT系统。

②在思软OA协同办公管理软件中根据领导者设置供查询的文件夹,定时按照要求把业务系统的汇总结果和分析报告送到指定的文件夹中,领导者可以不必进入那些IT系统就能看到所有系统最有价值的产出物——结果文档和分析报告,大大方便了领导者。

③通过接口开发实现与ERP系统等业务系统数据级的整合应用,实现领导在思软OA协同办公管理软件中对ERP流程的审批。



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