思软oa系统管理之：文档集中管控解决方案

    通过采用国际通行的内容管理技术，实现对文档生命周期的全程管理，帮助组织建立起集中存储和管理平台，能够对内部的文档、图片、报表等价值信息的收集、分类、共享、检索、分析提供完整的业务实现，以帮助组织整合信息资源，打造高效、安全的内容分享和传递平台。
    在信息化发展的历程中，企业积累了越来越多的文档，这些文档广泛的分布在终端和各业务系统中，给文档的分类、检索、使用和安全带来了极大的困难。SMART ECM以文档管理为核心，协助用户建立高效、安全的文档集中管控体系，实现内部文档通过统一平台进行交互和传递。

Ø建立集中存储平台，要求及时准确提供信息服务，能够对文档形成完整的生命周期管理，从文件收集、索引、分类、检索、呈现、交互等环节进行全方位的管理。

Ø建立内部权限管理体系，要求能够根据组织结构和使用角色，对不同的文档资源赋予不同的访问权限，确保相关人员在可控状态中访问文档资源。

Ø对信息进行安全管控，确保信息在存储、交换、使用等环节过程中的安全，防范信息无意或有意流失，保障在集中存储平台中安全可靠存储。

解决方案思路

   所提供的集中存储不同于简单的文档管理。集中存储底层采用业界先进的内容管理技术，实现对内容的标准化管理。系统管理组织内部的各类内容资源：文档，图像，照片，记录，XML或其他非结构化和半结构化的信息。遵循标准化的CMIS技术并提供丰富的管理功能，如元数据管理，版本控制，生命周期控制，工作流，搜索，内容关联，标签，评论等。这些功能使您能在海量的企业数据中找到您需要的内容。

Ø   本方案全面采用国际通行的内容管理技术，通过对文档生命周期的全程管理，帮助组织建立起集中存储和管理平台，能够对内部的文档、图片、报表等价值信息的收集、分类、共享、检索、分析提供完整的业务实现，以帮助组织整合信息资源，打造高效、安全的内容分享和传递平台。解决方案提供以下主要功能：

Ø文档批量上传及导入                                                                                                                      

Ø元数据和索引建立                                    

Ø权限管理                                              

Ø在线预览

Ø全文检索

Ø文档离线加密和安全管理

Ø

方案业务价值

    SMART ECM文档集中管控解决方案帮助企业改善对文档应用的各种需求，从以下几个方面为客户的业务创造价值：

Ø加快信息传递、检索和浏览速度，提高工作效率；

Ø提高文档复用，避免重复存储，浪费存储空间；

Ø通过对文档的集中管理，可以实现统一授权，确保只要进入到集中管控平台，相关文档便处于受保护状态，以保护核心文档的安全；

Ø进行文档资源整合，为其他的应用系统提供文档通用接口，保持管理的一致性。  

解决方案优势

Ø跨平台，兼容性高，采用J2EE体系架构，支持各种浏览器；

Ø简单易用，更人性化的操作和直观的界面；

Ø自动属性数据提取和多维度的分类管理功能，集成内容标签技术；

Ø高安全性，满足文档离线安全管理需求；

Ø扩展性强，支持CMIS标准，提供JDR-170标准接口；

Ø全文本搜索技术支持；

Ø智能文件夹提供基于规则的业务功能实现，可通过规则定制自动实现用户的内容操作需求；

Ø虚拟文件系统功能，支持包括FTP、CIFS、WEBDAV等多种协议。