思软oa系统知识管理项目文档管理方案

　　如何控制交付文档的内容、格式，文档的版次，同时对接收及发出的文档进行跟踪控制，确保文档的有效性、安全性成为项目文档管理的关键。思软知识管理项目过程文档管理结合档案管理系统，可完整实现工程项目文档的过程文档和成果文档的管理。

      在大型的项目建设过程中，涉及到设计方、监理方、合作方和厂商等众多合作单位，交付文档的范围和种类繁多，包括合同、图纸、设备清单、预算、计划、变更、报告等。同时这些工程资料、档案又涉及到建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、设备厂家、调试单位、质检单位及生产单位，他们既是文档的产生者，又大都是文档的利用者。如何控制交付文档的内容、格式，文档的版次，同时对接收及发出的文档进行跟踪控制，确保文档的有效性、安全性成为项目文档管理的关键。

    随着项目管理信息化程度的推进，越来越多的项目文档趋于电子化和网络传播，但是这同时也给项目管理工作者带来了许多的问题，每个项目人员在对自己电脑和企业网络中的文档进行访问、处理时，都可能面临：

Ø如何找到和访问我需要的项目文档？

Ø手头的文档是不是最新的版本？

Ø如何与项目成员分享我的文档（即使其它项目成员和我分隔两地）？

Ø如何才能有效的保护包含了关键项目数据的文档不被未授权用户非法访问？如何防止涉及项目商业秘密的文档不会被泄露？

Ø如何有效管理项目文档，使文档被合理的组织和分类？

Ø如何跟踪项目文档的使用情况和变更情况？

Ø如何及时获悉项目成员对文档的更新信息？

Ø如何确保项目文档的规范性？

解决方案描述

   　项目文档大致可以分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分，其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息，为项目管理人员进行工作安排提供科学的决策依据，以保证项目目标的顺利实现；另一方面，过程文档也是组织最为宝贵的文化资产，通过对过程文档进行归纳和分析，管理者可以对本次项目的成功经验和失败教训了然于胸，从而使后续同类项目的运作更加有的放矢。

    系统采用基于Web技术的B／S架构，系统只须在服务器安装工程信息管理系统软件加思软知识管理项目文档解决方案基于SMART DM系统构建，采用B/S架构模式，客户端使用当前流行的浏览器即可随时随地共享项目信息资源。基于SMART DM的文档生命周期管理理念和项目文档管理需求，解决方案提供以下功能：

Ø文档模板的管理: 将工程项目文档的基本要素固化到文档模板中。

Ø文档的分类：提供分类维度的组织和文档的分类导航。系统支持无限层级、无限维度的分类管理特性。

Ø版本管理：在文件上传过程中自动实现版本升级，可清楚浏览历史版本信息。

Ø编码体系：通过元数据定义，可以生成定制化的项目文档编码体系，按照编码规则自动创建文档编码。

Ø文档索引：文档入库保存过程中会自动建立文档索引，以加快文档检索效率。

Ø权限管理：提供完整的文档访问权限控制体系和离线文档加解密功能。结合流程管理可实现文档的外发审批等安全管理职能。

Ø归档管理：项目结案后可对文档批量导出，生成归档压缩文件。系统也可以通过开放接口，与第三方档案管理系统衔接，统一实现过程文档管理和成果文档管理。

Ø变更管理：项目文档应用过程中会经常发生变更，系统提供的文档迁入/迁出和编辑锁定功能，可以协调多方编辑操作，保持文档一致性。

Ø文档审核、发布流程：内置文档流程引擎，支持文档的串并行审批，会签、联合审批等业务流程。

Ø站内消息机制与邮件系统集成。

方案业务价值

Ø    思软知识管理项目文档管理系统在效率提升、安全风险管理、质量控制、项目管理规范等方面为客户创造价值。设计完善的项目文档管理解决方案可在以下方面为客户创造价值：

Ø形成一套强制性的文档管理规范，从而解决项目管理文档存放散乱、不易控制的信息孤岛现象。　

Ø实现文档的集中管理、异地存储、实时共享和及时查询，建立一个共享和协同的工作平台，从而实现恰当的人在恰当的时候得到恰当的信息。

Ø通过开发和应用，使各类文档从产生、批准、发布、升版、作废的一个规范化的过程，实现文档的过程管理。

Ø通过制定文档的计划，并对电子文档的应用状况进行实时监控，从而实现电子文档的计划、跟踪和检测，达到对文档的控制和管理。

Ø充分利用生命周期和工作流管理功能，通过定制开发，规范文档产生、发布、版本、交付、归档、作废的流程，实现文档自动传输与流转。

Ø文件属性管理，除了标准文档模板中带有一部分文档属性外，用户可以方便地自行添加附加属性，如文档的编号、发布状态、项目实施发布原因、合同号等，从而便于文档的管理和查询。

Ø完善的版本控制功能，完全靠属性中的版本号来控制，并实现对文档历史状态的追溯，解决了文件服务器中不同版本文档命名混乱的问题。

解决方案优势

   思软知识管理为企业提供标准化的电子文控管理平台。系统在体系架构、标准化支持、规范性、安全性和用户体验等方面，具有领先优势：

Ø统一、开放、标准化的基础设施平台。为企业扩展以内容为核心的应用，集成现有业务系统提供全面支持。系统采用了SOA和Restful体系架构，支持CMIS、SHAREPOINT协议，在客户端访问领域，支持FTP、WEBDAV和CIFS协议。企业未来基于此平台扩展部门级的应用，将极大降低后期应用系统的建设成本和维护成本。

Ø高性价比的解决方案。系统内置了全文搜索引擎、CMIS协议支持的内容管理资源库、WEBSERVER和智能元数据管理。用户不需要采购其它的商业软件，思软知识管理提供了一站式的平台解决方案。

Ø内容开发与应用领域的高效率。统一内容交互平台全面采用了国际领先内容管理技术，在内容的获取、管理、交付等领域，采用了领先的技术架构，可以全面提升企业的IT管理水平。

Ø安全性保障：系统提供细致的权限控制手段，满足在线管理和离线使用等多种应用场景，确保信息使用过程中的安全性；以服务端安全风险管理为主的内容安全控制技术，可以充分兼顾业务与安全之间的平衡，在保证企业内部沟通、分享的同时，兼顾知识产权和商业秘密资料的安全保密工作。

Ø良好的用户体验：系统融合了大量WEB2.0元素。这种开放、稳健、可扩展的体系架构，带来了全新的用户体验。用户完全以一种互联网领域熟悉的模式实现对内容的访问，这样可以降低系统的后期培训、维护成本。