思软oa系统知识管理纸质文档电子化方案

　　纸质文档电子化解决方案的核心是解决纸质文档电子化之后内容识别和有效利用的问题。本方案采用模块化的设计思路，主要解决扫描文件内容识别及转换，电子文档集中管控、灵活分类、全文检索等问题，从而增加传统纸质文档使用的便利性，提高资料的利用率，加快知识的传播速率 …

   　纸质文档电子化解决方案的核心是解决纸质文档电子化之后内容识别和有效利用的问题。本方案采用模块化的设计思路，主要解决扫描文件内容识别及转换，电子文档集中管控、灵活分类、全文检索等问题，从而增加传统纸质文档使用的便利性，提高资料的利用率，加快知识的传播速率。

解决方案思路

   利用扫描仪将图书、单据等纸质文档扫描，导出形成PDF或者JPG等格式的文件，通过OCR识别技术将上述导出的文件转换为常见的doc、docx、txt、PDF等文本格式文件类型，然后经过人工校对之后保存到思软知识管理 的相关目录下。思软知识管理 系统实现对文档的分类管理、标签定义、在线预览、全文检索、文档权限控制等功能。

   系统主要硬件构成为：扫描仪、OCR软件、思软知识管理 服务器、控制台PC和用户PC，设备间的通信都是基于IP网络，摆脱地理位置的限制。

Ø扫描仪：系统兼容市面上所有品牌的扫描仪，可支持多种扫描文件输出格式。

ØOCR软件：Optical Character Recognition，是指利用电子设备（例如扫描仪或数码相机）检查纸上打印的字符，通过检测暗、亮的模式确定其形状，然后用字符识别方法将形状翻译成计算机文字的过程。OCR软件负责将扫描的图片、PDF文档转换为可编辑、可全文检索的文本类型的文件。只有经过OCR转换后的文件才能在思软知识管理系统中全文搜索。

Ø人工审核及发布：为确保转换的正确率，经过转换的文件要通过人工审核的步骤，人工审核校正完成之后直接把文档保存到本地映射磁盘，从而发布到ECM系统中，实现文档的集中管理和访问。

Ø集中存储及管理：思软知识管理系统对文档进行集中存储，可以在系统中给文档分类或者添加标签，以增加文档使用的便利性，ECM的安全特性可以保证电子文档的安全性，防止资料外泄，机密文件外传的事件发生。

  解决方案提供以下主要功能：

Ø扫描文件自动转换为可识别的常见文档；

Ø元数据和索引建立；

Ø访问权限控制管理；

Ø在线预览；

Ø全文本搜索技术支持；

Ø文档离线加密和安全管理；

Ø自动属性数据提取和多维度的分类管理功能，集成内容标签技术；

Ø智能文件夹提供基于规则的业务功能实现，可通过规则定制自动实现用户的内容操作需求。

方案业务价值

   思软知识管理 纸质文档电子化解决方案能够帮助企业很好的管理和利用纸质文档，为客户带来如下使用价值：

Ø电子文档的可检索性可以加快资料查询的速度，提高工作效率；

Ø电子文档更容易分享，增进知识的传播速度，提高知识的利用率；

Ø电子文档的存储和归档的便利性能够降低文件资料的维护和管理成本，从而使企业降低生产成本，提高竞争力；

Ø克服传统的纸质文档电子化解决方案，电子化文档容易被修改、文件外传导致泄密等弊端；

Ø降低对纸张的依赖，绿色环保。